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    正確的英語書信格式

    商務英語
    英語書信的格式與結構基本上是固定的,一旦選定其中一種便不能隨意更改。商務英語的內容與其結構相應,其中七項是必不可缺的。熟練掌握商務英語書信的格式與結構是從事對外貿易工作的必備技能。

    英語書信的格式與構造基本上是固定的,一旦確定其中一種便不能隨意修改。商務英語的內容與其結構對應,其中七項是必不可缺的。熟練掌握商務英語書信的格式與結構是從事對外貿易工作的必備技能。下面是小編幫你們整理的正確的英語書信格式,希望你們喜歡。

    我國建立對外開放以來,對外貿易得到快速轉型。WTO的順利加入,使我國的對外貿易事業有了突破和建設。作為對外貿易中的一種基本的通信聯系模式,商務英語書信也受到廣泛運用。對于外貿專業的教師包括從事對外貿易的工作者來說,熟練掌握商務英語書信的格式與構造并加以應用,是不可或缺的一項技能。

    商務英語書信有自己獨有的格式與構造。雖然目前的他們喜愛標新立異,喜歡以一種更輕易、更友好的方法進行交往,但是,為了減少寄信方和收信方之間因為格式、結構的不統一而導致的動蕩,以及因而而產生的查找不便、使雙方損失不必要的時間,所以,最安全、最有效的方式就是遵循國際里常見的、約定俗成的格式與構造。一旦確定一種格式與構造,最好是遵循使用,不能想改就改,想換就換,否則就要讓他們一種不穩固、不安心的覺得,會引起一些意想不到的麻煩,有必然最后造成交易的錯誤。

    一般來說,現在使用的商務英語書信的格式大致有兩種:傳統的縮頭式(the conventionalindented form) 和現代的齊頭式(the modern blocked form) 。

    根據中國特色做法,縮頭式要在信文每一段縮進五或六個字母的空間,有時可能會縮進更多?,F在,齊頭式在商務英語書信中使用得十分普遍。它的突顯特性就是所有信的內容卻從信件的前面開始,段落與段落之間應比縮頭式多空出兩至三行,以便于區別。這種格式被當作齊頭式(the fullblocked form) 。但是,有時把日期放在信紙的上邊會讓查找帶來不便,所以,人們使用了一種改良的齊頭式(the modifiedblocked form) ,即讓日期放在前面,而讓任何內容放在上面。

    一般來說,我們一般選用單行距來布局一封信,這會使我們所寫的信有一種緊湊感,但有些人在寫短信的之后,更喜歡用雙行距。

    根據個人或公司的偏好,可以選用使用齊頭式或縮頭式。但不論選取哪一種格式,一般商務英語書信的結構卻包含下列幾個別內容:

    (1) 信頭(the letter - head)

    (2) 案號和日期(the reference and date)

    (3) 封內名稱和地址(the inside name and address)

    (4) 開頭稱呼語(the salutation)

    (5) 信文(the message or the body of the letter)

    (6) 結尾敬語(the complimentary close)

    (7) 寫信人簽名或簽署(the writer’s signature and designation)

    (8) 注意事項(the attention line)

    (9) 事由、標題(the subject line)

    (10) 經辦人代號(the reference notation)

    (11) 附件(the enclosure)

    (12) 抄送(the carbon copy notation)

    (13) 附言(the postscript)

    在商務英語書信中,上述每一部分內容卻有自己固定的位置,包含自己獨有的內容,它們是不能隨意互換的。

    信頭所包括的是寫信人的幾乎情況,包括他的姓名、地址、電話號碼、電傳號碼以及傳真號碼甚至E - mail 地址。信頭在信紙的更前面,有的公司讓信頭直接印在所使用的信紙上。質量優異的信紙以及一個整潔、勻稱的信頭,可以展現一個公司的魅力,增強公司的信譽。

    案號是寫信時所讓的、以便查詢的符號或數字。經常以“Our ref”和“Your ref”來區別。它的位置大約是在信頭的后面。而日期在信頭下面三行或四行,不管是齊頭式還是縮頭式,一般讓日期放在右端,這能起到行尾的意義,使信看上去更整齊。在商務英語書信中,日期一定要寫全,不能用數字的方式,因為中國跟美國的日期標示法是不同的。英國的日期標示法是“24thMarch. 2002”, 而中國的日期標注法則是“March24 ,2002”。月、日的前面用空格,年份上面不用標點。

    封內名稱和地址即收信人的名稱跟地址,要放到信紙的左下端,在日期下面三行或更多行,這能按照信的長短來定。

    封內名稱和地址要用齊頭式,緊靠信紙的右邊,這樣會使信看上去整齊。

    開頭稱呼語是書信人起初信文的禮貌用語,一般商務英語書信中多用Dear Sir , Dear Sirs 或Gentlemen ,并且獨立成行,在封內名稱和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用句號,而在Gentlemen 后面用冒號。

    信文是實質性的內容,信文的書寫要求是簡單、清晰、禮貌;語法正確,切中要點;段落劃分細化,每段集中于一個話題;打印精確,布局能有藝術性,使你的信件看上去賞心悅目。尤其注意頁邊空欄,它是信文的框架。信文多用單行距,有些短信可用雙行距。

    結尾敬語是郵件結束時的一種禮貌用語。它也是一種禮貌用語,在信中沒有實際作用,傳統讓之作為應該,并未變成習慣,所以經常沿用目前。傳統的開篇敬語有: Yours faithfully , Yours truly(多用于中國) 等,也有人用倒裝的Faithfullyyours , Truly yours 等。結尾敬語必須和信文緊連一起,不能分開,更不能把她單獨放在另一頁。如遇此種情況,則信件應該再次安排、打印。

    簽署是寫信人或其所代表企業的名稱或標示。公司名稱可以打印,而主管人簽名則需要是手寫,兩者卻不只用印章代替。這部分在開篇敬語以下三行,大約留出五行或更多的空間。

    注意事項的習慣用語是:For the attention of 或簡單的Attention ,下面通常能加上橫線。當信件是寫于特定的人或主辦部門時,則用此詞語。它在開頭稱呼語以上兩行。除齊頭式外,可放在信文以上中間。

    事由或標題在開頭稱呼語以下兩行,下加橫線,除齊頭式外,一般放在信文以上中間。經常是用一詞或通俗的幾個詞來聲稱信文的主題,讓收信人先對所談內容有所了解。

    經辦人代號在簽署以下兩行。是打字員名字的首漢字簡寫,可用斜體,也可用大寫。

    附件在經辦人代號以下兩行。寫信人能標示出一個或多個信中所提及的附件。經常選用的方式有: Enclosure , Enclosures ,Encl. ,Enc. 等。

    抄送在附件以下兩行。抄送有明、暗兩種形式。明示的標示為cc ,后面加上收件人或公司的名字,可打印在原件和復印件上。暗示的標注為bcc ,后加收件人或公司的人名,只打印在復印件上,并且只能寫信人和收信人知道。

    附言在抄送以下兩行。如來信人能增加點信中忘記說過的內容,可用此方法,但要切記避免使用。因為她可能會給人一種錯覺,即在寫信前,你無法很好地安排你的信件。這可能會影響去你的信譽。

    在此類十三部分內容中,前七部分是每一封商務英語信件所必須包括的內容,而后幾個別則是可有可無的。

    總之,當你書寫商務英語書信的之后,必須注意:選定一種格式,堅持選用,不能變來變到;結構中的內容應安排適當得當,所必須的七部分內容一個都不能少。布局好的信件是兩人交易的好的開始。一封布局格調、端莊優雅的信件,會帶給人一種良好的印象,促進雙方的進一步往來,直至交易的達成。

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