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    BEC考官教你商務英語寫作 第3章:商務書信寫作(1) 書信寫作格式

    商務英語
    商務信件的種類繁多,內容也十分廣泛。本章重點講述在工作中常用的一些信函的模式,如:邀請信、道歉信、抱歉信、求職信和簡歷。

    第3章:商務書信寫作:Unit 1 商務書信的格式

    商務信件的類型多樣,內容也非常廣泛。本章重點闡述在工作中常見的一些信函的方式,如:邀請信、道歉信、抱歉信、求職信和簡歷。

    首先我們將了對書信的格式跟常見的套話做重點闡述零基礎英語培訓機構,然后根據信的不同用途進行歸類講解。下面給我們學習一下信封的地址如何書寫。與日文讀法相反,英文地址是先寫小的地方,再寫大的地方。比如: 中國北京市海淀區白石路紫玉胡同6號,英文的寫法是: No.6 Ziyu Hutong, Baishi Road,Haidian District,P.R.China。

    下面我們來認識一下信的格式,請聽后面的舉例。

    (感謝您2004年4月12日關于我們新產品廣告的預訂來信。我寫此信是告訴您為了他們提升了預算,所以在廣告預定上有了肯定的差異。我們必須修改一下方面。我們要預定彩色版廣告而不是黑白版。而且我們期待廣告產生在4期中,而不是2期,這4期分別是在6月份、7月份、8月份和9月份。最后,如果您要讓我一個新的價格,我將不勝感謝,并且考慮到我們預算了更多地期數,您是否讓我們10%的折扣。對于讓您帶來的不便我很抱歉,我希望您的回信。)

    通過里面這封信,您可以看到正是的英文舒心通常能包含下面幾個部分。

    信頭(letterhead)

    正是的商務信函按照要求一定寫在專門的信紙中間,我們一般讓這些信紙叫做帶有信頭的信紙(headed paper)。信頭一般包含發言人的公司名稱、地址、郵編、電話和傳真號碼等。信頭的位置可以在信紙的左上角、右上角以及在信紙的中央。如果沒有信頭,你也可以先打起來。上面這封信的信頭就是Mr.Thomas Davis, Smith and Brown PLC, 41 Fountain Street, Beijing 100010, Tel:6325XXXX, Fax:6325XXXX。

    寄信人的地址(sender's address)

    我們可以聽起來寫信人的公司是Smith and Brown PLC,地址是41 Fountain Street, Beijing 100010, 電話和傳真是 Tel:6325XXXX, Fax:6325XXXX。寄件人的地點一般點在信的右上角以及信的左上角(收件人地址的上面)。

    收信人的地址(recipient‘s address)

    收信人的地址是David Advertising Ltd.,33 Corn Road,Beijing 100010。

    編號(References,縮寫為Ref.)

    大多數商務書信卻有編號,編號大致用于信件分類存檔。編號一般分為Our ref.(我方編號)和Your ref.(你放編號)

    日期(Date)

    對于日期的書寫大家一定要小心。比如2004年4月10日,我們寫成2004/04/10,英國人一般為10/4/2004 或者10/04/2004,美式英語為4/10/2004或者04/10/2004。所以在寫正是信函時最好寫成10th April 2004(英式英語)或者April 10,2004(美式英語)。另外在這些信件中日期的位置并不是一成不變。它又可以產生在寫信人地址的以下(信的右端),也可以產生在收信人地址的上邊(信的左端),還可以產生在收信人地址的以下(信的左端)。這信就屬于最終一種。

    稱呼語(salutation)

    在信的正文開頭總能有一個稱呼,通常都是用Dear 開頭。在英式英語中稱呼語后面可以不加標點符號或加引號(美式英語有時加冒號),但是即使你使用卻好就能在結束語后面也加上逗號,如果不是用逗號則結束語也不加引號。在英語中稱謂名字與美國人恰好相反。中國人姓在前名在后,英國人是名前姓后。英語中通常有四種對人的稱謂,即:Mr./Ms./Mrs./Miss,我們在稱呼時一般用他們的姓。比如:James Brown, 其中James 是名(given name/Christian name/first name),Brown是姓(surname/family name/last name)。如果是男士(通??梢詮拿致犉饋恚?,我們可以說:Dear Mr. Brown 布朗先生(未婚或單身又可以)。如果是女士,我們可以說Dear Mrs. Brown布朗夫人(已婚),Dear Miss Brown布朗小姐(未婚),Dear Ms. Brown 布朗女士(未婚或單身又可以)。如果不知道對方姓名,我們可以這么寫: Dear Sir or Madam, Dear Sir或者Dear Madam。如果收信人是一家公司,這時你則需要以Dear Sirs 作為這封信的稱呼。

    信的主題(subject 或者regarding 加上冒號,regarding 經常被簡寫為re:)

    信的主題說明這封信主要闡明的是怎么內容。有時也可以不寫subject或re: 而直接用大寫字母寫明主題以及用消協字母加橫線。上面這封信可以有下述幾種寫法:

    1.每個句子的首漢字大寫:Re:New Product Advertisement Booking

    2.每個句子的符號大寫商務英語信頭是什么,但是不用加橫線:SUBJECT:NEW PRODUCT ADVERTISEMENT BOOKING.

    3.如果不用Re以及subject 可以直接寫為:NEW PRODUCT ADVERTISEMENT BOOKING 或者New Product Advertisement Booking。

    以上三種大家可以任選。

    信的正文(Body)

    1. 信的首段:(introductory paragraph)

    通常正是信函的第一階段能說明寫信的緣由、目的還是按照哪些來寫這封信。

    2.信的主段(main paragraph)

    信的大致內容一般放在此段,此段按照內容的多少可以另分為數段。

    3.結束段(concluding paragraph)

    在新的結束段,通常能按照狀況表達感謝或希望他們回信等。

    結束語(complimentary ending)

    結束于按照稱呼語的不同而不同。如果明白收信人的姓名,比如:Dear Mr. Brown, Dear Mrs. Brown, Dear Miss Brown和Dear Ms. Brown, 其結束語是Yours sincerely(美式英語是Sincerely yours 或Sincerely)。如果不知道姓名我們一般用Dear sir or Madam, Dear Sir 或者Dear Madam,其結為語是Yours faithfully(美式英語是Faithfully yours 或Faithfully)。這里大家必須注意結束語Yours sincerely 的寫法。Yours中的符號y必須大寫,并且Yours中的s不能省略。綜上所述商務英語學習,稱呼語語結束語的對應關系如下:

    簽名(signature)

    即寫這封信的人用鋼筆親自寫簽名的全名。

    打印機打出的名字(typed signature)

    通常在用鋼筆簽名的下方再打出寫信者得名字,這是為了防止讀信的人看不清手簽的名字。

    職位或稱謂(position/title)

    內附(enclosures,縮寫為Enc.)

    它說明此信還寄回來了這種文件或物品。

    了解了下列內容后, 請你們又看一下上面這封信的總體布局。一般的陸續信函主要有兩種常用的寫作方式,即全齊頭式和縮進式。上面這封信就是全齊頭式。它的特征是;信中的每一行字,包括日期、信內地址、稱呼、征文、結束語和簽名等從上面頂格寫起??s進式的原因是:正文每段第一行向右縮進5格,結束語位于右邊偏右。目前大部分商務信函采用的是全齊頭式。

    Practice練習

    1.下面是一封信的幾個基本構成個別的英文表述,請讓他們根據排序排列起來。

    enclose,recipient's address,date, salutation, position/title,typed signature complimentary ending,main paragraph, introductory paragraphs, signature, sender's address, concluding paragraphs,letter head

    2. The following letter has been revised so many times by Mr. Varney that it has become all mixed up, and his word processor has failed to reorganize it. Arrange the letter so that everything is in the right place.

    a. James Smith

    b.ABC LTD

    c.9 White Stone Road 10081 Telephone 62110355 Fax 62130022

    e-mail:Davidgreen2345@ABC.com

    d.I look forward to your early reply.

    e.Your ref:DS/19 Our ref:AD/21

    f.Yours sincerely

    g.David Bush, Sales Manager,HG Ltd, 23 Corn Street, Beijing 100010

    h.Production Manager

    i.Thank your for your letter of 28 April 2004. I am afraid that we have a problem with your order.

    j.8 May 2004

    k.Unfortunately, the manufacturers of part you wish to order have advised us that they cannot sully it until September. Would you prefer us to supply a substitute, or would you rather wait until the original parts are again available?

    l. Dear Mr. Bush

    3. 下面是幾封信件開頭的稱呼個別,請計算他們能否準確商務英語信頭是什么,并表明理由。如果失敗,請將他們改正。

    a. Dear Sales Manager

    b. Dear Mr. C.Chun

    c. Dear Yan Song

    d. Dear Jerry

    e. Dear Mr. Pearson

    4. 請按照收信人情況提交出信的稱呼和結束語。

    The Chairman

    Astra Publishing Hourse

    100 South Street

    New York NY1001

    U.S.A

    Dear________________

    Yours_______________

    .......................................................................................................................................

    Dear Philip

    _____________________

    .......................................................................................................................................

    The managers

    ABC Inc.

    University Drive

    Bangkok

    Thailand

    Dear________________

    Yours_______________

    .......................................................................................................................................

    Crystal Corp.

    Seoul

    South Korea

    Dear________________

    Yours_______________

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